Apakah Perusahaan Boleh Menahan Ijazah Karyawan?

Apakah Perusahaan Boleh Menahan Ijazah Karyawan?

Praktik menahan ijazah karyawan sudah lama jadi kebiasaan di sejumlah perusahaan, terutama saat merekrut karyawan baru. Alasannya beragam, mulai dari jaminan supaya karyawan tidak resign mendadak sampai jaminan pelunasan biaya pelatihan yang sudah dikeluarkan perusahaan. Sayangnya, banyak karyawan yang menerima saja praktik ini tanpa tahu apakah sebenarnya sah secara hukum atau justru melanggar hak mereka sebagai pekerja. Kebanyakan karyawan baru mempertanyakan hal ini setelah benar benar butuh ijazahnya kembali, misalnya untuk melamar pekerjaan baru atau melanjutkan pendidikan, dan baru menyadari betapa merepotkannya proses mendapatkan kembali dokumen yang seharusnya menjadi hak pribadinya sejak awal.

Dasar Hukum Terkait Penahanan Ijazah

Sampai saat ini, tidak ada satu pun ketentuan dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan maupun perubahannya melalui Undang-Undang Cipta Kerja yang secara eksplisit membenarkan praktik penahanan ijazah oleh perusahaan. Ijazah pada dasarnya adalah dokumen pribadi milik karyawan yang membuktikan riwayat pendidikannya, bukan aset atau jaminan yang bisa dikuasai pihak lain, termasuk perusahaan tempatnya bekerja. Dokumen ini juga bersifat sangat personal karena menyangkut identitas dan pencapaian akademik seseorang, sehingga penguasaan sepihak oleh perusahaan tanpa dasar hukum yang jelas rawan dianggap sebagai bentuk pembatasan hak yang tidak proporsional.

Selain itu, ijazah juga bukan termasuk kategori jaminan yang diatur dalam hukum perdata seperti gadai atau fidusia. Karena ijazah bukan benda bergerak yang bisa dijadikan objek jaminan utang, secara hukum perusahaan sebenarnya tidak memiliki dasar yang kuat untuk menahannya sebagai bentuk jaminan apapun. Bandingkan dengan jaminan fidusia yang memang diatur secara spesifik objek dan prosedurnya, sementara penahanan ijazah sama sekali tidak memiliki payung hukum yang setara, sehingga posisinya jauh lebih rentan dipersoalkan apabila suatu saat karyawan mengajukan tuntutan hukum.

Kenapa Perusahaan Sering Menahan Ijazah?

Meski tidak memiliki dasar hukum yang kuat, praktik ini masih sering ditemukan dengan berbagai alasan yang biasanya disampaikan perusahaan kepada karyawan. Alasan alasan berikut memang terdengar masuk akal secara bisnis, tapi tetap tidak serta merta membuat praktik penahanan ijazah menjadi sah secara hukum.

> Sebagai jaminan supaya karyawan tidak mengundurkan diri sebelum masa kerja yang disepakati berakhir

> Sebagai bentuk kepastian bahwa karyawan akan mengganti biaya pelatihan atau pendidikan yang sudah dikeluarkan perusahaan apabila resign lebih awal

> Sebagai alat kontrol perusahaan terhadap karyawan yang dianggap berisiko tinggi meninggalkan pekerjaan secara tiba tiba

> Karena sudah menjadi kebiasaan turun temurun di industri tertentu tanpa pernah dipertanyakan keabsahannya secara hukum, sehingga sebagian perusahaan bahkan menjadikannya kebijakan baku sejak proses rekrutmen tanpa pernah mempertanyakan dasar hukumnya secara serius

Meski alasan alasan ini terdengar masuk akal dari sisi kepentingan perusahaan, tetap saja praktik ini berpotensi melanggar hak pribadi karyawan atas dokumennya sendiri.

Apa Risiko Hukum Bagi Perusahaan yang Menahan Ijazah?

Meski belum ada aturan yang secara spesifik mengatur sanksi penahanan ijazah, praktik ini tetap berpotensi menimbulkan masalah hukum bagi perusahaan dalam beberapa hal berikut. Risiko risiko ini sebaiknya menjadi pertimbangan serius bagi perusahaan sebelum memutuskan menerapkan kebijakan penahanan dokumen kepada karyawannya.

> Berpotensi dianggap sebagai bentuk perbuatan melawan hukum sebagaimana diatur dalam Pasal 1365 KUHPerdata apabila karyawan mengalami kerugian akibat ijazahnya ditahan, misalnya kehilangan kesempatan kerja di tempat lain

> Berpotensi menjadi objek pengaduan ke dinas ketenagakerjaan setempat apabila karyawan merasa dirugikan dan tidak mendapatkan kembali dokumennya meski sudah menyelesaikan kewajiban sesuai kontrak

> Berpotensi merusak reputasi perusahaan di mata calon karyawan lain, terutama di era keterbukaan informasi seperti sekarang di mana pengalaman buruk mudah tersebar luas

> Berpotensi menjadi dasar gugatan perdata dari karyawan untuk menuntut pengembalian dokumen sekaligus ganti rugi atas kerugian yang dialami

Bagaimana Jika Karyawan Mengalami Penahanan Ijazah?

Kalau mengalami situasi ini, karyawan sebenarnya punya beberapa langkah yang bisa ditempuh untuk memperjuangkan haknya mendapatkan kembali ijazah miliknya. Langkah langkah berikut bisa dilakukan secara bertahap sebelum akhirnya menempuh jalur hukum yang lebih formal.

> Mengajukan permintaan tertulis kepada perusahaan untuk mengembalikan ijazah, sertakan alasan yang jelas dan sopan agar prosesnya berjalan baik baik

>  Merujuk pada isi kontrak kerja untuk memastikan apakah ada klausul yang mengatur penahanan dokumen, karena hal ini penting untuk menilai apakah perusahaan melanggar kesepakatan awal atau tidak

>  Melaporkan permasalahan ke dinas ketenagakerjaan setempat apabila permintaan tertulis tidak ditanggapi dalam waktu yang wajar

> Berkonsultasi dengan penasihat hukum apabila perusahaan tetap menolak mengembalikan ijazah meski karyawan sudah menyelesaikan seluruh kewajibannya

Alternatif yang Lebih Aman Bagi Perusahaan

Alih alih menahan ijazah, perusahaan sebenarnya punya beberapa cara lain yang lebih aman secara hukum untuk memastikan karyawan memenuhi komitmennya, terutama terkait biaya pelatihan yang sudah dikeluarkan. Alternatif alternatif ini sama sama efektif menjaga komitmen karyawan tanpa harus menempuh cara yang berisiko secara hukum.

> Membuat perjanjian ikatan dinas secara tertulis yang mengatur kewajiban penggantian biaya pelatihan apabila karyawan mengundurkan diri sebelum jangka waktu yang disepakati

>  Menyusun klausul denda atau penalti yang proporsional dalam kontrak kerja, bukan berupa penahanan dokumen pribadi milik karyawan

> Menggunakan jaminan finansial lain yang lebih sesuai secara hukum, misalnya deposit yang dikembalikan penuh setelah masa ikatan dinas selesai

> Membangun sistem retensi karyawan yang lebih sehat, misalnya lewat jenjang karier yang jelas dan lingkungan kerja yang nyaman, dibanding mengandalkan penahanan dokumen sebagai alat kontrol

Pendekatan pendekatan di atas sama sama memberikan kepastian bagi perusahaan tanpa harus mengorbankan hak pribadi karyawan atas dokumen pentingnya.

Kesimpulan

Praktik menahan ijazah karyawan sebenarnya tidak memiliki dasar hukum yang kuat di Indonesia, karena ijazah bukan termasuk kategori aset yang bisa dijadikan jaminan sebagaimana diatur dalam hukum perdata. Meski dilakukan dengan alasan menjaga komitmen karyawan, praktik ini tetap berpotensi menimbulkan sengketa hukum dan merugikan reputasi perusahaan di kemudian hari, apalagi kalau sampai viral dan dibicarakan luas oleh publik.

Perusahaan sebaiknya mempertimbangkan alternatif yang lebih aman secara hukum, seperti perjanjian ikatan dinas atau klausul denda yang jelas, dibanding menahan dokumen pribadi milik karyawan. Bagi karyawan yang mengalami penahanan ijazah, jangan ragu untuk mempertanyakan haknya dan menempuh jalur hukum apabila diperlukan agar dokumen pentingnya bisa segera dikembalikan. Pada akhirnya, hubungan kerja yang sehat seharusnya dibangun atas dasar kepercayaan dan komitmen yang jelas, bukan lewat penguasaan dokumen pribadi yang justru berpotensi menimbulkan ketidakpercayaan antara karyawan dan perusahaan. Konsultasikan masalah hukum anda dengan MTA Lawfirm.